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コラム

飲み会の達人!?が教える幹事テクニック

こんにちは!気温もぐっと下がり熱燗が恋しい、ココラブログメンバーの北島です。

2014年もあと数週間で終わりです。
この時期になると増えてくるのが、そう!私の大好きな飲み会!

私はもともと飲み会が好きなので、日頃から幹事を率先してやります。
普段あまりやらないという方も、飲み会が増える年末にかけては幹事をやる機会が出てくるかと思います。

そんな方に!僭越ながら、普段私が幹事をやるうえで心がけていること、使っているツールなどをお伝えします♪

女子会
※北島が幹事をしたココラブル女子会の様子

スケジュール調整編

■POINT1:スケジュール調整は1ヶ月前を目処になるべく早く行う!

年末のような飲み会が多くある時期は、特に早めのスケジュール調整を心がけています。
月初には次の月の飲み会を呼びかけましょう!

■POINT2:日程決めは日程候補をこちらから出す!

2人や3~4人などの少人数の場合はLINEなどで、すぐに日程調整ができるかと思います。
ただこの時期の忘年会など飲み会は大人数になることが多く、それぞれに予定を聞いて、日程確認して、調整して、、、となると大変です。
そんなときこちらのツール「調整さん」を使います。

こちらである程度日程を絞り、その中から参加可能な日を選んでもらうと、参加者が多い日が一目でわかります。
このツールを使えば、絞られている日程から参加可能かを判断できるので、参加する側も回答しやすいですね。
最近だとLINEのグループを使って、日程調整できる機能ができたようなので、次回からはLINEの機能も使ってみようと思います!
(詳細はコチラ)

手帳

お店決め編

■POINT1:開催場所を1番初めに決める!

飲み会を開催するうえで一番重要なのは場所。
せっかく楽しく酔っ払っていても、帰るのが大変だと飲み会の楽しさが半減してしまいます。
またお店を決める際も、エリアが決まっていると絞りやすいです。

なので、私は飲み会に参加する方たちの職場・自宅を考慮したうえで、なるべく皆が行きやすいエリアをいくつか候補に挙げ、その中から多数決で決めます。
会社の飲み会は会社の近くがベター!
なにはともあれ、飲み会を開催するときは、まず最初に場所を決めましょう。

■POINT2:お店決めは飲み会の人数によって使う媒体を変える!

私は飲み会の人数によってお店を探す媒体を変えています。

【少人数】の場合は、最大級の口コミグルメサイトの「食べログ」を使い、高得点のお店を探します。
少人数だと予約もとりやすいので、食べログ高得点のお店を片っ端から電話していきます。
せっかく幹事するなら選んだお店を喜んでほしいですしね。

【大人数】の場合は、大変です。大人数で予約がとれるお店を探すのがもう大変です。
そのときはホットペッパーの「スマート幹事くん」を使います。
飲み会の日時、人数、エリア、予算を設定すると、その条件に合ったお店から連絡がくるのです!
連絡が来たお店の中から選んで、あとはコースなどの調整をするだけなので、お店を探すのが大変な大人数な飲み会でも簡単にお店を決めることができます。

お店

飲み会案内編

■POINT1:予約名を伝えるのをお忘れなく!

日時、場所、お店、予算が決まったら、その情報を参加者に前もって伝えなくてはいけません。
ここで伝え忘れがちなのが「予約名」。
飲み会が多い時期はお店側も忙しいので、スムーズに席まで案内してもらうためにも、お店集合の場合は、「予約名」を伝えるのを忘れずに伝えましょう!

■POINT2:飲み会案内は手間をかけずFacebookで!

伝える方法としては、会社であれば会社のメールでも良いでしょうし、LINEのグループがあればそこで案内するといいでしょう。

ただ、会社でもない、LINEグループもない、というときにわざわざ参加者1人1人に連絡をするのは大変ですよね。
そんなときはFacebookを使います!
でも関係のない人にまで見られちゃうのは、ちょっと嫌ですよね、、、
しかし!参加者のタイムラインにだけ表示されるように投稿ができるんです!
(方法はコチラ
このFacebookの投稿テクニックを使えば、簡単に参加者に飲み会の情報を伝えることができます。

当日編

■POINT1:時間の案内!

飲み会が多い時期は、席の時間が制限されることがほとんどです。
お店にご迷惑をかけないためにも、ラストオーダーの時間・飲み会終了の時間を最初に周知しておきましょう。

■POINT2:会費の回収はなるべく早めに!

当日で一番大変なのは会費の回収です。
飲み会が終盤になり、酔いもまわっているときだと、回収しきれなくなる恐れもあるので、コースで会費が最初から決まっている場合は、飲み会の序盤に回収するといいでしょう。
支払いをなるべく早めに済ませると、自分もその後心置きなく楽しめますしね。

■POINT3:とにかく楽しむ!

当日もやることはありますが、とにかく楽しみましょう!

宴会

以上が私の幹事としての心得とテクニックです♪

幹事をやるのは、「大変だな~」「面倒だな~」と思う方も多いかもしれませんが、最近ですと簡単に幹事ができるツールも多くありますし、なにより「幹事ありがとう!」「楽しかったよ!」と言ってもらえるのは幹事だけの特権です。

普段はなかなか幹事をやらない方も、このブログを読んで、今年の忘年会の幹事に挑戦しちゃいましょう!

乾杯

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